ฐานของแผนก: วัตถุประสงค์และฟังก์ชั่น (ที่มีข้อดีและข้อเสีย)

ทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับพื้นฐานของแผนก การแบ่งแผนกออกเป็นส่วน ๆ แบ่งคนและหน้าที่ออกเป็นหน่วยที่สามารถระบุตัวได้เพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร

จะต้องมีการเน้นว่าไม่มีวิธีที่ดีที่สุดอื่น ๆ ของแผนกที่ใช้กับทุกองค์กรหรือทุกสถานการณ์ รูปแบบขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่กำหนดในสิ่งที่ผู้จัดการเชื่อว่าให้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดสำหรับพวกเขาในสถานการณ์ที่พวกเขาเผชิญ

วิธีที่แตกต่างในแผนกที่อาจจะดำเนินการคือ: -

1. ตามตัวเลขง่าย ๆ 2. ตามเวลา 3. ฟังก์ชั่น 4. ผลิตภัณฑ์หรือบริการ 5. กระบวนการหรือโรงงาน 6. ภูมิภาคทางภูมิศาสตร์ 7. ลูกค้าและลูกค้า 8. ช่องทางการตลาด 9. คณะกรรมการ 10. เมทริกซ์หรือกริดวิธี 11. แผนกคอมโพสิต

นอกจากนี้เรียนรู้เกี่ยวกับเกณฑ์สำหรับการจัดกลุ่มกิจกรรมและเลือกพื้นฐานสำหรับการแบ่งแผนก


พื้นฐานของแผนกที่มีข้อดีและข้อเสีย

พื้นฐานของแผนก - โดยตัวเลขง่าย ๆ, เวลา, ฟังก์ชั่น, ผลิตภัณฑ์, กระบวนการ, ภูมิภาค, ช่องทางการตลาดและอื่น ๆ ไม่กี่ (ด้วยตัวอย่าง)

วัตถุประสงค์หลักของแผนกคือเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการจัดระเบียบดังนั้นกิจกรรมต่าง ๆ จะถูกจัดกลุ่มหรือแบ่งตามฐานต่อไปนี้:

1. โดยตัวเลขง่าย ๆ ;

2. ตามเวลา;

3. ตามฟังก์ชั่น;

4. โดยผลิตภัณฑ์หรือบริการ

5. โดยกระบวนการหรือโรงงาน

6. ตามภูมิภาคทางภูมิศาสตร์

7. โดยลูกค้าและลูกค้า;

8. ตามช่องทางการตลาด

9. โดยคณะกรรมการ และ

10. เมทริกซ์หรือกริดวิธีการของแผนก

1. โดยตัวเลขง่าย ๆ :

จำนวนบุคคลที่ติดตามกิจกรรมอาจเป็นพื้นฐานของแผนก ในรูปแบบนี้แผนก (จำนวนคนที่รวมตัวกันเป็นกลุ่ม) จะถูกตั้งค่าภารกิจและรายงานไปยังผู้จัดการที่รับผิดชอบการปฏิบัติภารกิจให้สำเร็จ

วิธีนี้มีขอบเขต จำกัด และเหมาะสมในสถานการณ์ต่อไปนี้:

(1) ในกรณีที่งานมีลักษณะซ้ำ ๆ และส่วนใหญ่ไร้ฝีมือ ในกรณีที่เกี่ยวข้องกับทักษะบางอย่างมันเป็นมาตรฐานที่สามารถหยิบขึ้นมาได้โดยผ่านการฝึกอบรมเกือบเท่ากันทุกวันในกลุ่มจึงทำให้องค์ประกอบในกลุ่มเป็นเนื้อเดียวกันหรือใกล้เคียงกัน

(2) ในกรณีที่กำลังคนเป็นเงื่อนไขที่สำคัญที่สุดของความสำเร็จของกิจกรรม

(3) ความพยายามของกลุ่มมีความสำคัญมากกว่าความพยายามของแต่ละบุคคล

(4) ตำแหน่งที่สามารถวัดงานและเชื่อมโยงตัวเลขในกลุ่มได้

ตัวอย่างเช่น - แผนกประเภทนี้พบได้ใน บริษัท ขององค์กรกองทัพทำความสะอาดพนักงานในเขตเทศบาลคนงานของคณะกรรมการการไฟฟ้าแห่งรัฐ

วิธีนี้ไม่เหมาะสำหรับระดับการจัดการที่สูงขึ้น แม้ว่าแผนกจะเป็นตัวเลขง่าย ๆ แต่ก็มีความสม่ำเสมอของงานที่มอบหมายให้กลุ่ม

2. ตามเวลา :

วิธีการจัดตั้งกลุ่มนี้มีการบังคับใช้ที่ จำกัด หากมักจะไปด้วยวิธีแรกเพื่อให้ตัวเลขในกลุ่มที่ทำงานในช่วงเวลาที่กำหนดทำให้เกณฑ์ร่วมของการจัดกลุ่ม

ตัวอย่างเช่น การเปลี่ยนแปลงในโรงงานทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีที่จำเป็นต้องใช้งานยี่สิบสี่ชั่วโมง

3. แผนกโดยฟังก์ชั่น :

คำว่า 'ฟังก์ชั่นหมายถึงงานใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพของกิจกรรมขององค์กรที่สามารถแยกแยะได้อย่างชัดเจนจากงานอื่น ๆ กล่าวอีกนัยหนึ่งกระบวนการสร้างความแตกต่างของหน้าที่อาจเกิดขึ้นผ่านระดับต่อเนื่องในลำดับชั้น กระบวนการสามารถดำเนินการต่อไปตราบใดที่มีฐานเสียงสำหรับความแตกต่างเพิ่มเติม

แผนกที่มีหน้าที่ทำหน้าที่เสนอหนึ่งในวิธีการตรรกะที่สุดของการแบ่งหรือการจัดกลุ่มกิจกรรมขององค์กร มันเป็นหนึ่งในวิธีการที่ใช้กันมากที่สุดไม่ว่าจะเป็นอิสระหรือร่วมกับผู้อื่น

ตัวอย่างเช่น องค์กรอาจมีการผลิตการขายการซื้อบัญชีและบุคลากรเป็นหน้าที่หลักและแต่ละฟังก์ชั่นจะดำเนินการโดยแผนกแยกต่างหากที่ตั้งชื่อตามเช่นแผนกผลิตฝ่ายการตลาดฝ่ายบุคลากร ฯลฯ หน้าที่เหล่านี้สามารถแบ่งได้อีก ในฟังก์ชั่นย่อยต่าง ๆ เมื่อขนาดของธุรกิจเพิ่มขึ้นและจำนวนแผนกอาจเพิ่มขึ้นสำหรับฟังก์ชั่นย่อยเหล่านี้

สิ่งนี้อาจเรียกว่าแผนกหรือแผนกย่อย เช่นอาจมีแผนกวิจัยการตลาดแผนกโฆษณาฝ่ายขายภายใต้ฝ่ายการตลาด

ข้อดีหรือข้อดีของแผนกที่ทำหน้าที่:

ต่อไปนี้เป็นข้อดีของรูปแบบการทำงานของแผนก:

(i) ข้อได้เปรียบของความเชี่ยวชาญ:

นี่คือรูปแบบที่สำคัญที่สุดของความได้เปรียบ ภายใต้สิ่งนี้สามารถบรรลุความเชี่ยวชาญได้อย่างง่ายดายเนื่องจากเวลาและพลังงานสามารถอุทิศให้กับกิจกรรมกลุ่มที่คล้ายคลึงกันและทำให้กำลังคนถูกใช้และใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

(ii) วิธีการจัดกลุ่มกิจกรรมที่ดีและเหมาะสม:

มันแสดงให้เห็นถึงวิธีการที่ดีและตรรกะในการจัดกลุ่มกิจกรรมขององค์กร

(iii) กิจกรรมที่จำเป็นทั้งหมดดำเนินการแล้ว:

ในรูปแบบของแผนกนี้มีความเป็นไปได้ที่จะออกจากกิจกรรมใด ๆ ขององค์กรที่ไม่มีประสิทธิภาพ กิจกรรมที่จำเป็นทั้งหมดดำเนินการผ่านแผนกที่เกี่ยวข้องอย่างมีประสิทธิภาพ มันกำจัดกิจกรรมที่ไม่จำเป็นทั้งหมด

(iv) อำนวยความสะดวกในการควบคุมและการประสานงาน:

แผนกนี้อำนวยความสะดวกในการควบคุมและประสานงานของกิจกรรมภายในแผนกและในระดับระหว่างแผนก หัวหน้าแผนกควบคุมและประสานงานกิจกรรมของบุคคลภายในแผนกภายใต้การดูแลของเขา กิจกรรมของแผนกต่างๆยังสามารถประสานงานได้ด้วยความคิดริเริ่มของประธานเจ้าหน้าที่บริหารหรือหัวหน้าแผนก

(v) การจ้างผู้เชี่ยวชาญด้านหน้าที่:

มีการใช้ผู้เชี่ยวชาญในหน้าที่ต่าง ๆ เพื่อทำกิจกรรมต่าง ๆ ที่ต้องการความรู้เฉพาะด้าน

(vi) วิธีการพิสูจน์เวลา:

แผนกการทำงานเป็นวิธีการพิสูจน์เวลาและง่ายและเข้าใจง่าย สามารถจัดการได้อย่างง่ายดายโดยผู้บริหาร

(vii) ให้ความยืดหยุ่น:

มันให้ความยืดหยุ่น มีขอบเขตมากสำหรับการขยายเมื่อขนาดขององค์กรเพิ่มขึ้น แผนกเพิ่มเติมอาจจัดตั้งขึ้นได้โดยการแบ่งหน้าที่ย่อยพื้นฐาน

(viii) การมอบอำนาจ:

มันให้ความสำคัญและอำนวยความสะดวกในการมอบอำนาจและลดภาระของประธานเจ้าหน้าที่บริหาร

ด้อยโอกาส, Demerits หรือข้อ จำกัด ของแผนกที่ทำหน้าที่:

ข้อเสียต่อไปนี้สามารถเกิดขึ้นได้โดยการจัดกลุ่มกิจกรรมหรือพื้นฐานการทำงาน:

(i) แนวโน้มของผู้จัดการที่ใช้งานมักจะแคบมาก:

เขาคิดในแง่ของแผนกของตัวเองเท่านั้นไม่ใช่ธุรกิจโดยรวม หากบางครั้งนำไปสู่การปะทะกันระหว่างสองหน่วยงานที่รับผิดชอบ

(ii) ปัญหาของการประสานงาน:

เนื่องจากมุมมองที่แคบความเสียดทานภายในพัฒนาขึ้นระหว่างผู้จัดการฝ่ายการทำงานและในกรณีดังกล่าวการประสานงานกลายเป็นปัญหา

(iii) ปัญหาแรงจูงใจ:

มีการเน้นมากเกินไปในความเชี่ยวชาญ มันอาจขัดขวางมุมมองของคนหลากหลาย นอกจากนี้ยังอาจทำให้เกิดปัญหาแรงจูงใจ บุคลากรของแผนกอาจรู้สึกว่างานที่พวกเขาทำนั้นมีความสำคัญและเป็นส่วนที่ไม่มีนัยสำคัญของภาพรวมทั้งหมด

(iv) ความล่าช้าในการตัดสินใจและการไหลของข้อมูล:

การตัดสินใจในประเด็นสำคัญจะถูกนำมาที่ระดับสูงสุดและสื่อสารไปยังด้านล่างผ่านสายการบังคับบัญชา มันล่าช้ากระบวนการของการตัดสินใจการตัดสินใจการสื่อสารที่ด้านล่างและการดำเนินการของมัน

(v) อนาคตโปรโมชั่นสำหรับผู้จัดการแผนกอ่อนแอลง:

องค์กรไม่สามารถเสนอการฝึกอบรมที่ครอบคลุมแก่ผู้จัดการที่ส่งเสริมได้เพราะแต่ละคนมีความเชี่ยวชาญเฉพาะในการจัดการกับกิจกรรมของฟังก์ชั่นเฉพาะ

(vi) ไม่เหมาะสม:

พื้นฐานของแผนกนี้ค่อนข้างไม่เหมาะสมเมื่อต้องการการรวมศูนย์ทางภูมิศาสตร์หรือเน้นสายผลิตภัณฑ์

(vii) การเพิ่มขึ้นของต้นทุนทั่วไป:

ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านอาจลดต้นทุนด้วยประสิทธิภาพที่สูงขึ้น แต่การออมอาจไม่เพียงพอที่จะชดเชยค่าใช้จ่ายที่เพิ่มขึ้นซึ่งเกิดจากแผนก ผู้จัดการอาจพยายามสร้างอาณาจักรหน้าที่ของพวกเขา ทั้งๆที่มีข้อ จำกัด เหล่านี้แผนกการทำงานเป็นที่นิยมและเป็นเรื่องธรรมดา

4. แผนกโดยผลิตภัณฑ์หรือบริการ :

ในแผนกผลิตภัณฑ์แผนกจะถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของผลิตภัณฑ์ ภายใต้แผนกนี้กิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับสายผลิตภัณฑ์ที่เฉพาะเจาะจงอาจถูกจัดกลุ่มเข้าด้วยกันภายใต้การดูแลของผู้จัดการแผนกกึ่งอิสระ

พื้นฐานของการแยกตัวออกเป็นที่นิยมอย่างมากในองค์กรขนาดใหญ่ที่ผลิตผลิตภัณฑ์ประเภทต่าง ๆ หรือเสนอบริการประเภทต่าง ๆ ที่นี่จะแยกสายผลิตภัณฑ์และแต่ละสายผลิตภัณฑ์มีผู้จัดการของตัวเอง แผนกผลิตภัณฑ์เป็นที่ต้องการเมื่อมีการขยายและกระจายผลิตภัณฑ์ลักษณะการผลิตและการตลาดของผลิตภัณฑ์เป็นปัญหาหลัก

ในการนี้แต่ละแผนกมีหน้าที่รับผิดชอบในการผลิตการขายและการพัฒนาสายผลิตภัณฑ์ที่แตกต่าง สำนักงานใหญ่กำหนดวัตถุประสงค์ของหน่วยงานต่าง ๆ ในแง่ที่มีความสำคัญต่อองค์กรโดยรวมและวัดผลการปฏิบัติงานของแต่ละแผนกดังกล่าวจากวัตถุประสงค์เหล่านี้ แผนกผลิตภัณฑ์อาจถูกแบ่งเป็นพื้นฐานการทำงานเพิ่มเติม

แผนกนี้ใช้เมื่อผลิตภัณฑ์มีความซับซ้อนและต้องการเงินทุนจำนวนมากสำหรับโรงงานและอุปกรณ์เช่นในอุตสาหกรรมยานยนต์

ข้อดี:

ต่อไปนี้เป็นข้อดีของแผนกผลิตภัณฑ์:

(i) ง่ายต่อการประเมินประสิทธิภาพ:

ง่ายต่อการประเมินประสิทธิภาพของแต่ละสายผลิตภัณฑ์และที่นั่นสายผลิตภัณฑ์ที่ไม่ได้กำไรอาจถูกทิ้งและบรรทัดที่ทำกำไรอาจขยายใหญ่ขึ้น

(ii) แผนกผลิตภัณฑ์สามารถลดปัญหาการร่วมมือกัน:

ปัญหาของการประสานงานที่มีอยู่ในแผนกการทำงานจะถูกลบออกที่นี่ หน้าที่ของการผลิต, การขาย, ฯลฯ ของผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันนั้นดำเนินการโดยผู้บริหารที่แตกต่างกันดังนั้นผู้บริหารระดับสูงจึงไม่ต้องกังวลเรื่องการประสานงาน ตราบใดที่การประสานงานของกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสายผลิตภัณฑ์เฉพาะนั้นเกี่ยวข้องกับการดูแลโดยหัวหน้าของผลิตภัณฑ์นั้น ๆ

(iii) ประโยชน์จากความรู้เฉพาะผลิตภัณฑ์:

แผนกผลิตภัณฑ์ได้รับประโยชน์จากความรู้เฉพาะด้าน

(iv) ผู้จัดการมีความสนใจในโปรแกรมการขยายการปรับปรุงและการกระจายความเสี่ยงของผลิตภัณฑ์:

เพราะส่วนใหญ่เขารับผิดชอบต่อประสิทธิภาพที่ดีขึ้นของผลิตภัณฑ์เฉพาะซึ่งได้รับความไว้วางใจจากเขา

(v) รับข้อมูลโดยละเอียด:

ในเรื่องนี้มันง่ายที่จะได้รับการประเมินและเปรียบเทียบประสิทธิภาพของแต่ละแผนก นอกจากนี้ผู้บริหารระดับสูงยังได้รับข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับการผลิตและการตลาดของแต่ละสายผลิตภัณฑ์

(vi) พื้นที่ฝึกอบรมที่ดีสำหรับบุคลากรด้านการจัดการ:

สิ่งนี้ให้พื้นที่การฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยมสำหรับบุคลากรการจัดการเพราะผู้จัดการแผนกแต่ละคนรู้มากเกี่ยวกับฟังก์ชั่นที่ดำเนินการในแต่ละแผนก

(vii) เหมาะสำหรับองค์กรที่มีสายผลิตภัณฑ์ที่มีความซับซ้อนหลากหลายแห้งแล้ง:

รูปแบบของแผนกนี้เหมาะสมที่สุดในองค์กรที่สายผลิตภัณฑ์มีความซับซ้อนและหลากหลายและต้องการความรู้เฉพาะด้านสำหรับการขายและการตลาด

(viii) ให้ความยืดหยุ่น:

มันให้ความยืดหยุ่น สามารถเพิ่มสายผลิตภัณฑ์ใหม่โดยไม่ต้องแยกออกจากสายผลิตภัณฑ์ที่มีอยู่

ข้อเสียของแผนกผลิตภัณฑ์:

ข้อเสียของแผนกผลิตภัณฑ์มีดังนี้:

(i) การทำสำเนาสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพ:

ในแผนกนี้มีการทำซ้ำสิ่งอำนวยความสะดวกทางกายภาพและฟังก์ชั่นมากมาย แผนกผลิตภัณฑ์แต่ละแห่งดูแลสิ่งอำนวยความสะดวกและบุคลากรที่ทำหน้าที่แยกต่างหาก

(ii) การรวมศูนย์ของกิจกรรมบางอย่างไม่สามารถทำได้:

ข้อดีของการรวมศูนย์ของกิจกรรมบางอย่างเช่นการบัญชีการเงินการตลาดและอื่น ๆ ไม่สามารถทำได้

(iii) ปัญหาการร่วมงานกับหัวหน้าผู้บริหาร:

แผนกผลิตภัณฑ์อาจนำไปสู่ความยากลำบากในการประสานงาน มีแนวโน้มในส่วนของผู้จัดการผลิตภัณฑ์ที่จะรวมกิจกรรมที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้าด้วยกันและทำให้เกิดปัญหาในการประสานงานกับหัวหน้าผู้บริหาร สิ่งนี้อาจนำไปสู่การกระจายอำนาจการทำงาน

(iv) ไม่เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็ก:

วิธีนี้ไม่เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กเนื่องจากค่าใช้จ่ายในการจัดการสูงขึ้นเนื่องจากการกระจายอำนาจของสายผลิตภัณฑ์ต่างๆ มันไม่เหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่หากพวกเขาไม่ตรงกับค่าใช้จ่ายในการกระจายอำนาจโดยการปรับปรุงประสิทธิภาพ

(v) ศูนย์ธุรกิจบางแห่งอยู่ภายใต้การใช้ประโยชน์ของพืช:

อาจมีการใช้กำลังการผลิตของพืชหากความต้องการผลิตภัณฑ์ไม่เพียงพอ

บ้านธุรกิจบางแห่งมีการรวมสองแผนกหลักคือการทำงานและฐานผลิตภัณฑ์ หน่วยงานด้านการเงินและบุคลากรดำเนินการในหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ด้วยวิธีนี้ข้อดีของการทำงานและแผนกผลิตภัณฑ์จะประสบความสำเร็จ

5. แผนกโดยกระบวนการหรืออุปกรณ์ :

องค์กรการผลิตอาจแบ่งกิจกรรมของแผนกตามการผลิตกระบวนการหรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างเช่นโรงสีสิ่งทออาจจัดระเบียบแผนกของมันไว้ในการปั่นการทอการทำปฏิทินและการย้อม

แผนกประเภทนี้อาจมีการติดตามในสาขาวิศวกรรมและอุตสาหกรรมเก่า เหตุผลของแผนกที่แยกจากกันเกี่ยวกับอุปกรณ์คือไม่สามารถติดตั้งอุปกรณ์ราคาแพงในทุกแผนกที่ต้องการใช้งาน นอกจากนี้ต้องใช้บุคลากรที่มีทักษะเท่านั้นในการใช้งานอุปกรณ์

ข้อดี :

(i) ข้อได้เปรียบของความเชี่ยวชาญ:

มันมีข้อดีของการทำงานการบำรุงรักษาอุปกรณ์และการใช้กำลังคน

(ii) เพื่อบรรลุความได้เปรียบทางเศรษฐกิจ:

วัตถุประสงค์ที่สำคัญของการจัดตั้งแผนกประเภทนี้คือเพื่อให้ได้เปรียบทางเศรษฐกิจ เครื่องจักรหรืออุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติการหนึ่งครั้งได้รับการจัดตั้งขึ้นในแผนกเดียวและแผนกหรือเครื่องจักรถูกจัดเรียงในลักษณะที่ชุดของการดำเนินการเกี่ยวกับวัสดุที่เป็นไปได้ทำให้การดำเนินงานทางเศรษฐกิจเป็นไปได้

ข้อเสีย:

ข้อเสียที่สำคัญมีดังนี้

(i) การผลิตมีขนาดใหญ่:

ข้อเสียเปรียบหลักของระบบนี้คือปริมาณการผลิตจะต้องมีขนาดใหญ่พอที่จะรับประกันแผนกแยกต่างหาก

(ii) ความยากลำบากในการร่วมบรรพชา:

อาจมีความยากลำบากในการประสานงานของแผนกตามกระบวนการต่าง ๆ

(iii) ความขัดแย้งระหว่างผู้จัดการ:

อาจมีข้อขัดแย้งระหว่างผู้จัดการของกระบวนการต่าง ๆ อินสแตนซ์ของความขัดแย้งประเภทนี้มีให้บริการ

เห็นได้ชัดว่าวิธีนี้มีการใช้งานที่ จำกัด แต่มีความเหมาะสมกับโรงงานและกระบวนการหรืออุปกรณ์ชนิดพิเศษ

6. ตามเขตภูมิศาสตร์ :

บางครั้งการแบ่งแผนกตามภูมิภาคทางภูมิศาสตร์มีความสำคัญและจำเป็นเมื่อองค์กรผลิตและจำหน่ายในตลาดวัสดุกว้างซึ่งมักจะอยู่ในตลาดต่างประเทศ โรงงานมักเป็นที่ต้องการในหลาย ๆ แห่งด้วยเหตุผลด้านวัตถุดิบสาธารณูปโภคแรงงานปัจจัยการผลิตและการขนส่ง สิ่งเหล่านี้อาจผลิตผลิตภัณฑ์เดียวกันเสริมหรือแตกต่าง

ตัวอย่าง - โรงงานของ Bata ในสถานที่ต่าง ๆ ในประเทศเป็นตัวอย่างที่ดี พื้นฐานระดับภูมิภาคหรือดินแดนของแผนกเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้นในกิจกรรมการตลาด นอกจากนี้ห้างสรรพสินค้าร้านค้าในเครือและฝ่ายขายประจำภูมิภาคช่วยกระจายการขายและบริการอย่างทั่วถึงและประหยัดทั่วประเทศ ฟังก์ชั่นการจัดการซึ่งรวมถึงการวางแผนการตัดสินใจการกำกับและการควบคุมช่วยอำนวยความสะดวกให้แต่ละเขตเป็นศูนย์กำไร

ข้อดี:

ข้อดีของแผนกนี้มีดังนี้:

(i) การปรับที่ดีขึ้นเป็นไปได้:

การปรับที่ดีขึ้นกับสภาพแวดล้อมทางสังคมและเศรษฐกิจสังคมเป็นไปได้ในระดับที่ดี

(ii) การเข้าถึงเศรษฐกิจและสิ่งอำนวยความสะดวกในระดับท้องถิ่นและดินแดนได้มากขึ้น:

เนื่องจากโรงงานในภูมิภาคหรือสำนักงานขายในภูมิภาคเปิดทำการแล้วการพิจารณาถึงความได้เปรียบในระดับภูมิภาคและที่ตั้งจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กร

(iii) อำนวยความสะดวกในการตัดสินใจและการสื่อสาร:

เสื้ออิสระในระดับภูมิภาคในระดับที่ยอดเยี่ยมดังนั้นการตัดสินใจและการสื่อสารจึงเป็นไปได้อย่างมาก หน่วยงานระดับภูมิภาคมองหาสำนักงานกลางในเรื่องนโยบายขนาดใหญ่ แต่ในเรื่องของการดำเนินงานในระดับภูมิภาคนั้นสามารถเคลื่อนไหวได้อย่างรวดเร็วและยืดหยุ่น

(iv) ความได้เปรียบในเรื่องการควบคุมเครดิตและเรื่องอื่น ๆ ของพนักงานประจำ:

ในเรื่องของฟังก์ชั่นเช่นการเงินบุคลากรและการประชาสัมพันธ์ซึ่งสะดวกในการใช้งานจากศูนย์ (สำนักงานใหญ่) ความรับผิดชอบที่ จำกัด และท้องถิ่นบางประการของการบัญชีการควบคุมเครดิตและอื่น ๆ ที่จะดำเนินการโดยแผนกอาณาเขต

ข้อเสีย:

ข้อเสียที่สำคัญของภูมิภาคทางภูมิศาสตร์มีดังนี้:

(i) การทำสำเนาบุคลากร:

ในแผนกนี้การทำซ้ำของบุคลากรความต้องการกำลังคนจำนวนมากค่าโสหุ้ยสูงความภักดีในดินแดนและปัญหาของการประสานงานและการควบคุมอยู่ในระดับที่ดี

(ii) อันตรายจากความไม่สมดุลในการทำงาน:

ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการถ่วงดุลในระดับที่จะดำเนินการแผนกดินแดนได้ไกลแค่ไหน

ตัวอย่างเช่น ในองค์กรการตลาดปุ๋ยตลาดมีการแพร่กระจายอย่างกว้างขวางในพื้นที่ชนบทที่กว้างขวางและไร้รูปร่างของประเทศ ระดับที่สองของแผนกในระดับพื้นที่จำนวนของพื้นที่ทำงานภายใต้ภูมิภาคจะมีประโยชน์และจำเป็นเสมอ สิ่งนี้ช่วยให้การมีส่วนร่วมในท้องถิ่นของหน่วยงานของรัฐที่เกี่ยวข้องและหน่วยงานสถาบันความรู้ท้องถิ่นและการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาดกิจกรรมของคู่แข่งและปัญหาในท้องถิ่น

7. แผนกโดยลูกค้า :

ภายใต้แผนกนี้ลูกค้าคือกุญแจสำคัญในการจัดกลุ่มกิจกรรม องค์กรการตลาดอาจจัดกลุ่มกิจกรรมตามชั้นเรียนของลูกค้าที่ให้บริการโดยขึ้นอยู่กับปริมาณความต้องการภาษาและสิ่งที่คล้ายกัน

การแบ่งประเภทดังกล่าวมีความสำคัญซึ่งการเอาใจใส่ต่อลูกค้าประเภทต่างๆเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง

ลูกค้าอาจถูกแบ่งด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งต่อไปนี้:

(i) ลูกค้ารายใหญ่และรายย่อย

(ii) ลูกค้าที่ร่ำรวยและยากจน

(iii) ลูกค้ารัฐบาลและลูกค้าที่ไม่ใช่รัฐบาล

(iv) ลูกค้าอุตสาหกรรมและผู้บริโภค

(v) อายุ (ผู้ใหญ่หรือเด็ก)

(vi) เพศ (สุภาพสตรีและสุภาพบุรุษ),

(vii) รายได้

(viii) ลิ้มรส ฯลฯ

(ix) ลักษณะของธุรกิจเป็นต้น

อีกตัวอย่างหนึ่งที่เราอาจจะเขียนก็คือห้างสรรพสินค้าที่อาจมีแผนกเด็กแผนกสตรีแผนกแผนกสุภาพบุรุษแต่ละแผนกจัดเลี้ยงตามความต้องการที่หลากหลายของชั้นเรียนที่แตกต่างกันของลูกค้า

ข้อดี:

ข้อได้เปรียบหลักของแผนกลูกค้ามีดังนี้:

(i) ความพึงพอใจของลูกค้าจุดมุ่งหมายหลัก - ในแผนกประเภทนี้ความพึงพอใจของลูกค้าคือเป้าหมายหลัก ความพึงพอใจช่วยเพิ่มชื่อเสียงของความกังวลในหมู่ลูกค้า

(ii) ความต้องการของลูกค้าที่หลากหลายมีความพึงพอใจ - สามารถทำได้ผ่านพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญพร้อมด้วยแรงจูงใจในการให้บริการแก่กลุ่มลูกค้าที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน

(iii) ให้ความสำคัญเป็นพิเศษกับลูกค้าบางประเภท

(iv) ความได้เปรียบของความเชี่ยวชาญ - นอกจากนี้ยังสามารถได้รับผ่านวิธีการของแผนกนี้

ข้อเสีย:

ข้อเสียที่สำคัญของแผนกประเภทนี้มีดังนี้:

(i) ความยากลำบากในการประสานงาน - เนื่องจากแผนกประเภทนี้ใช้ได้เฉพาะกับฟังก์ชั่นการขายการประสานงานระหว่างการขายและฟังก์ชั่นอื่น ๆ ก็กลายเป็นเรื่องยาก

(ii) การใช้ประโยชน์จากสิ่งอำนวยความสะดวกไม่เพียงพอ - อาจมีการใช้ประโยชน์จากสิ่งอำนวยความสะดวกและกำลังคนน้อยเนื่องจากแผนกต่างๆถูกสร้างขึ้นเพื่อให้บริการลูกค้าในระดับที่แตกต่างกัน

(iii) แรงกดดันสำหรับความโปรดปรานและการดูแลเป็นพิเศษ - ความกดดันสามารถกระทำได้ตลอดเวลาของลูกค้าผู้จัดการแผนกสำหรับการดูแลเป็นพิเศษเกี่ยวกับสิ่งอำนวยความสะดวกและสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เพื่อตอบสนองความต้องการของพวกเขา

8. ฝ่ายการตลาดช่องทาง :

ในแผนกประเภทนี้ขั้นตอนและนักการตลาดจำนวนมากพบว่าการค้าปลีกกับลูกค้าโดยตรงนั้นไม่สามารถทำได้ ดังนั้นเมื่อพิจารณาถึงขนาดและความซับซ้อนของธุรกิจและการแพร่กระจายของตลาดสิ่งนี้เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับตลาดผู้บริโภคและตลาดปัจจัยการผลิตทางการเกษตร

ตัวอย่าง เช่น บริษัท ปุ๋ยจะพบว่าเป็นไปไม่ได้ที่จะตอบสนองต่อครอบครัวเกษตรกรนับล้านทั่วพื้นที่ชนบท ผลิตภัณฑ์ดังกล่าวเป็นรายการการบริโภคมวล เภสัชภัณฑ์ปัจจัยการผลิตทางการเกษตร ฯลฯ ขึ้นอยู่กับการสนับสนุนของช่องทางการตลาดเพื่อ - (a) เข้าถึงผู้บริโภคและ (b) เพื่อหลีกเลี่ยงการแข่งขัน

ดังนั้น บริษัท ปุ๋ยจึงขายปุ๋ยเคมีทั่วประเทศให้กับครอบครัวเกษตรกรยี่สิบห้าล้านครอบครัวผ่านช่องทางต่อไปนี้ - (i) ผู้ค้าส่ง; (ii) ผู้ค้า (iii) ผู้ค้าปลีก (iv) ระบบความร่วมมือ (v) ศูนย์บริการการเกษตร และ (vi) Direct Depot

เนื่องจากความจริงที่ว่าการแข่งขันในธุรกิจมีการเติบโตแบบวันต่อวันและตลาดมีความกว้างมากขึ้นพื้นฐานของ 'แผนกการตลาดช่องทาง' ของแผนกถูกผูกไว้เพื่อบังคับความสนใจมากขึ้น แม้แต่สายผลิตภัณฑ์ยังได้รับอิทธิพลมากขึ้นจากความต้องการของช่องทางที่เกี่ยวข้องกับข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์การบรรจุการจัดเก็บคลังสินค้าการขนส่งและเงื่อนไขการขาย

9. โดยคณะกรรมการฝ่าย :

วิธีการของแผนกนี้จะเห็นได้ในการดำเนินงานในสถาบันการศึกษาและการวิจัยและมหาวิทยาลัยแม้ว่าในองค์กรใด ๆ ที่หน่วยงานที่สำคัญส่วนใหญ่จะพิจารณาและสั่งและที่เอาท์พุทของฟังก์ชั่นที่ต้องการมุมมอง อาจนำมาใช้

ดังนั้น All India Professional Institute อาจมีหน้าที่ที่สำคัญดังต่อไปนี้ - (i) การตรวจสอบ; (ii) การฝึกอบรมและการศึกษา (iii) การวิจัย (iv) การพัฒนาด้านอาชีพ; (v) วินัย; (vi) สิ่งพิมพ์และวารสาร และ (vii) ความร่วมมือทางวิชาชีพระหว่างประเทศ

แต่ละฟังก์ชั่นมีแผนงานกลยุทธ์ระยะยาวและระยะสั้น มีสถาบันการปกครองที่ได้รับการเลือกตั้ง หน่วยงานที่กำกับดูแลนั้นประกอบด้วยคณะกรรมการที่มีสมาชิกที่ได้รับการแต่งตั้งจากคณะกรรมการการปกครองและผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการคัดเลือกในกรณีที่จำเป็นจากภายนอกโดยมีหน้าที่ตามหน้าที่ต่าง ๆ ดังกล่าวข้างต้น นอกจากนี้ยังมีสำนักเลขาธิการถาวรสำหรับคณะกรรมการแต่ละคณะซึ่งดำเนินการตัดสินใจของคณะกรรมการที่เกี่ยวข้องซึ่งเป็นที่ยอมรับโดยหน่วยงานที่กำกับดูแล

แบบฟอร์มนี้ไม่เหมาะสมอย่างไรก็ตามในองค์กรธุรกิจที่จัดการเพื่อผลกำไร

10. เมทริกซ์หรือกริดวิธีการแผนก :

โครงสร้างเมทริกซ์หรือกริดเป็นโมเสคของงานและฟังก์ชั่น ในโครงการนี้มีโปรแกรมขนาดใหญ่ งานในโครงการส่วนใหญ่มีขนาดใหญ่และให้ผลตอบแทน แต่เป็นการชั่วคราวในธรรมชาติ ที่นี่โครงการดังกล่าวจะต้องเรียกทักษะต่าง ๆ และรวมเข้าด้วยกันเป็นเครื่องจักรที่มุ่งบรรลุโครงการ

ความต้องการที่ตรงข้ามกับโครงสร้างองค์กรนั้นเป็นไปตามนวัตกรรมที่เรียกว่าเมทริกซ์หรือโครงสร้างกริด

หน่วยงานที่ทำหน้าที่ดำเนินงานทั่วไปของสถาบันวิชาชีพเป็นสถาบันถาวร ในขณะเดียวกันก็รองรับข้อกำหนดของโครงการและโปรแกรมต่าง ๆ ที่ต้องการการสนับสนุนอเนกประสงค์

ข้อดี:

ข้อดีของวิธีเมทริกซ์หรือกริดวิธีการของแผนกมีดังนี้:

ผม. Unity of command- ในการนี้หัวหน้าโครงการหรือผู้จัดการรับผิดชอบต่อความสำเร็จของโครงการ

ii ความสมบูรณ์ของเครือข่าย - ผู้จัดการโครงการสามารถใช้บริการผู้เชี่ยวชาญของแผนกอื่น ๆ เพื่อให้เครือข่ายสมบูรณ์

สาม. เสร็จสิ้นการทำงานได้อย่างง่ายดายและยืดหยุ่น - ในการให้บริการฟังก์ชั่นนี้ถูกปล่อยออกมาอย่างง่ายดายและยืดหยุ่น สิ่งเหล่านี้อาจเข้าร่วมโครงการอื่น ๆ ซึ่งอาจแทนที่โครงการที่เสร็จสมบูรณ์แล้วหรืออาจเข้าร่วมกับวัตถุประสงค์พื้นฐานอื่น ๆ ของสถาบัน

iv ความขัดแย้งในหน้าที่ - วิธีการดังกล่าวเป็นการกระตุ้นให้เกิดความขัดแย้งในหน้าที่ซึ่งมีสุขภาพดีโดยเฉพาะในสถาบันการศึกษา

v. มันสร้างเศรษฐกิจของความพยายามและค่าใช้จ่าย

vi ช่วยในการจัดโครงการและบริการให้คำปรึกษา

ข้อเสีย:

ข้อเสียของแผนก Matrix หรือ Grid มีดังนี้:

ผม. ความขัดแย้งระหว่างฝ่ายและการลงโทษทางวินัยอาจเกิดขึ้นในเรื่องนี้

ii ความแตกต่างระหว่างผู้จัดการโครงการและหัวหน้าหน้าที่อาจเกิดขึ้น

สาม. เมื่อองค์กรมีข้อเรียกร้องอื่น ๆ เกี่ยวกับบริการด้านการปฏิบัติหน้าที่วัตถุประสงค์อื่น ๆ นอกเหนือจากโครงการที่อ้างสิทธิ์ในการแข่งขันและการทะเลาะเรื่องทรัพยากรการปฏิบัติงานอาจส่งผลให้

ในบรรยากาศที่ดีต่อสุขภาพของความร่วมมือและการทำงานเป็นทีมระบบโดยรวมจะทำงานได้อย่างน่าพอใจ


พื้นฐานของแผนก - แผนกที่ทำหน้าที่, แผนกผลิตภัณฑ์ตาม, แผนกดินแดน, แผนกโดยลูกค้าและไม่กี่คนอื่น ๆ

การแบ่งส่วน / แผนกขึ้นอยู่กับปัจจัยดังต่อไปนี้:

พื้นฐาน # 1 แผนกการทำงาน :

มันหมายถึงการจัดกลุ่มฟังก์ชั่นทางธุรกิจในแง่ของฟังก์ชั่นเช่นการผลิต, การตลาด, ทรัพยากรบุคคล, การเงิน, R & D และอื่น ๆ อาจมีแผนกย่อยจำนวนมากในแต่ละแผนกงานหลักเหล่านี้

ตัวอย่างเช่นฝ่ายผลิตอาจมีการจัดซื้อการควบคุมวัสดุการวางแผนผลิตภัณฑ์การออกแบบผลิตภัณฑ์การควบคุมคุณภาพ แผนกการตลาดอาจมีแผนกต่างๆเช่นโฆษณาการควบคุมการขายการส่งเสริมการขายการวิจัยการตลาดการจัดจำหน่ายทางกายภาพเป็นต้นและแผนกการเงินอาจมีการจัดการเงินสดเครดิตและการจัดเก็บงบประมาณการควบคุมทางการเงินการบัญชีและอื่น ๆ

ข้อดี :

ผม. Logical one - มันเป็นตรรกะมากกว่าและวิธีการทดสอบเวลาเพื่อสร้างแผนกในอุตสาหกรรมการผลิตในแง่ของฟังก์ชั่น

ii การฝึกอบรมเฉพาะโดเมน - แต่ละแผนกสามารถฝึกอบรมพนักงานที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน มันทำให้การฝึกอบรมง่ายขึ้น

สาม. ความยืดหยุ่น - วิธีนี้จะช่วยให้มีความยืดหยุ่นในการที่สามารถเพิ่มแผนกได้มากขึ้นและบางส่วนสามารถตัดออกได้ในเวลาเดียวกันกับการเปลี่ยนแปลงในการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม

iv การแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญ - สามารถแต่งตั้งผู้เชี่ยวชาญเพื่อทำงานด้านต่าง ๆ ได้ เป็นผลการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพขององค์กรคาดว่าจะปรับปรุงอย่างมีนัยสำคัญ

ข้อ จำกัด :

ผม. การโฟกัสแคบ - การเน้นเฉพาะด้านเป็นสาเหตุให้หัวการทำงานยังคงโฟกัสแคบอยู่ พวกเขามักจะมีแนวโน้มในการสร้างอาณาจักร พวกเขามีความโน้มเอียงในการส่งเสริมผลประโยชน์แคบ ๆ ของแผนกของพวกเขาในราคาตายของแผนกอื่น ๆ

ii ความขัดแย้งระหว่างแผนก - ความขัดแย้งระหว่างแผนกนั้นค่อนข้างเป็นธรรมชาติในการจำแนกฟังก์ชั่นที่ชาญฉลาดเนื่องจากความรับผิดชอบของพวกเขานั้นขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างกัน

สาม. ขาดมุมมองกว้าง - ความเชี่ยวชาญมากเกินไปทำให้หัวหน้าที่ไม่เหมาะที่จะดำรงตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง พวกเขาขาดมุมมองที่กว้างขององค์กร ดังนั้นจึงเป็นการ จำกัด การพัฒนาของหัวฟังก์ชั่น

iv ปัญหาการประสานงาน - มีปัญหาในการประสานงานกิจกรรมของแผนกต่าง ๆ ตัวอย่างเช่นฝ่ายขายอาจไม่สามารถปฏิบัติตามคำมั่นสัญญาในการส่งมอบผลิตภัณฑ์บางหน่วยเนื่องจากการผลิตล่าช้าโดยฝ่ายผลิต

พื้นฐาน # 2 แผนกผลิตภัณฑ์ตาม :

ภายใต้ประเภทนี้แผนกถูกสร้างขึ้นในแง่ของผลิตภัณฑ์ที่ผลิตโดยองค์กร ในกรณีที่องค์กรสร้างผลิตภัณฑ์จำนวนหนึ่งไม่ว่าจะเกี่ยวข้องหรือไม่เกี่ยวข้องกันกิจกรรมต่างๆจะถูกจัดกลุ่มตามผลิตภัณฑ์ที่ผลิตโดยองค์กร

จะมีสำนักงานกลางซึ่งจะให้การสนับสนุนขั้นพื้นฐานบางอย่างสำหรับแผนก / หน่วยงานที่แตกต่างกัน แต่ละแผนกจะทำงานอย่างอิสระโดยมีการแทรกแซงขั้นต่ำจากสำนักงาน บริษัท

ข้อดี :

ผม. การเลือกปฏิบัติของสายกำไรและไม่แสวงหาผลกำไร - มันเป็นเรื่องง่ายสำหรับผู้บริหารระดับสูงในการกำหนดสายธุรกิจที่ทำกำไรและไม่แสวงหาผลกำไรและดำเนินการที่เหมาะสม

ii ขอบเขตของการขยายผลิตภัณฑ์ - มันมุ่งเน้นความสนใจของแต่ละบุคคลในแต่ละสายผลิตภัณฑ์ซึ่งอำนวยความสะดวกในการขยายผลิตภัณฑ์และการกระจายความเสี่ยง

สาม. การสนับสนุนส่วนบุคคล - ประสิทธิภาพของแต่ละแผนกและการสนับสนุนต่อผลลัพธ์โดยรวมสามารถทราบได้ง่าย

iv การแก้ไขความรับผิดชอบ - ง่ายต่อการแก้ไขความรับผิดชอบต่อผลกำไรของแต่ละผลิตภัณฑ์

v. พื้นที่การฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยม - เนื่องจากแต่ละแผนกผลิตภัณฑ์นั้นมีกึ่งอิสระและมีฟังก์ชั่นที่แตกต่างกันจึงให้พื้นที่การฝึกอบรมที่ยอดเยี่ยมสำหรับตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง

vi ความยืดหยุ่น - นี่คือความยืดหยุ่นและปรับเปลี่ยนได้มากขึ้น

demerits:

ผม. ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่สูงขึ้น - ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสูงขึ้นสำหรับองค์กรที่ปฏิบัติงานในแผนกผลิตภัณฑ์เนื่องจากมีความต้องการที่จะจำลองสิ่งอำนวยความสะดวกและกำลังคนพิเศษ

ii การใช้กำลังการผลิตไม่เพียงพอ - เมื่อความต้องการใช้ผลิตภัณฑ์ลดน้อยลง

สาม. การกำกับดูแลที่ไม่มั่นคง - ผู้บริหารระดับสูงพบว่าเป็นการยากที่จะควบคุมหน่วยงานและกิจกรรมต่างๆ

iv แนวโน้มการสร้างอาณาจักร - ผู้จัดการผลิตภัณฑ์แต่ละคนมีแนวโน้มที่จะสร้างอาณาจักรของตัวเองในราคาที่น่าสนใจโดยรวมขององค์กร

v. กำลังคนมากขึ้น - ต้องใช้กำลังคนมากขึ้นด้วยความสามารถในการจัดการทั่วไป

พื้นฐาน # 3 แผนกที่อ้างอิงจากอาณาเขต :

ในกรณีที่กิจกรรมถูกกระจายอย่างกว้างขวางแผนกจะขึ้นอยู่กับพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ กิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับพื้นที่ / เขตแดนที่กำหนดจะถูกจัดกลุ่มและกำหนดให้กับผู้บริหารที่รับผิดชอบแต่ละพื้นที่ ภายใต้ประเภทนี้การแบ่งจะทำในแง่ของภูมิภาคโซนสาขา ฯลฯ กล่าวโดยย่อว่าการดำเนินการที่คล้ายกันเกิดขึ้นในพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่นธนาคารประกันภัยบริการไปรษณีย์ บริษัท ขนส่งและอื่น ๆ ให้ปฏิบัติตามประเภทของแผนกนี้

ข้อดี :

ผม. ตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของลูกค้าในหลาย ๆ สถานที่ - ช่วยให้องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าในสถานที่ต่าง ๆ ทั่วประเทศ / โลก

ii การกระทำที่รวดเร็ว - หัวหน้าของแต่ละดินแดนสามารถเริ่มการดำเนินการที่รวดเร็วเพื่อตอบสนองต่อปัญหาที่แปลกประหลาดในภูมิภาคที่กำหนด

สาม. ติดต่อกับคนในท้องถิ่นได้ง่ายขึ้น - ผู้จัดการสามารถจ้างคนในท้องถิ่นที่สามารถเกี่ยวข้องกับคนในท้องถิ่นกับกรณีที่เกี่ยวข้อง เป็นผลให้ธุรกิจขององค์กรอาจเติบโตอย่างมีนัยสำคัญ

iv ประหยัดค่าใช้จ่าย - เป็นผลให้ประหยัดค่าขนส่งค่าเช่าและค่าแรงงาน ดังนั้นเศรษฐกิจของการดำเนินงานที่มีการแปลเกิดขึ้น

v. การประสานที่ดีขึ้น - การประสานงานที่ดีขึ้นของกิจกรรมสามารถทำได้โดยการจัดตั้งหน่วยงานระดับภูมิภาค มันอำนวยความสะดวกในการควบคุมที่มีประสิทธิภาพ

vi การติดต่อโดยตรง - การสื่อสารแบบเห็นหน้ากับลูกค้าในพื้นที่ช่วยเสริมภาพลักษณ์ของ บริษัท และความนิยม

ปกเกล้าเจ้าอยู่หัว การฝึกอบรมสินค้าสำหรับผู้จัดการ - เป็นพื้นฐานการฝึกอบรมที่ดีสำหรับผู้จัดการทั่วไป

Demerits :

ผม. ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสูง - เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในการดำเนินการสูงและองค์กรต้องทำซ้ำ / ทำซ้ำกิจกรรมในสถานที่ต่าง

ii ปัญหาการขาดแคลนผู้บริหาร - ต้องมีผู้บริหารที่มีความสามารถด้านการบริหารทั่วไปมากขึ้นซึ่งอาจไม่สามารถใช้ได้ในจำนวนที่ต้องการ

สาม. ความขัดแย้งในหมู่ผู้จัดการในหลายพื้นที่ - อาจเกิดความไม่ลงรอยกันระหว่างผู้จัดการดินแดน

iv การประสานงานและควบคุมเจ้าหน้าที่ในสถานที่ต่าง ๆ เป็นเรื่องท้าทายสำหรับผู้บริหารระดับสูง

v. ช่องว่างการสื่อสาร - อาจเกิดช่องว่างการสื่อสารระหว่างสำนักงานกลางและศูนย์ภูมิภาค

พื้นฐาน # 4 แผนกโดยลูกค้า :

ในกรณีที่การเอาใจใส่ลูกค้าเป็นประเภทที่สำคัญยิ่งแผนกอาจจัดตั้งขึ้นในแง่ของลูกค้า แผนกประเภทนี้ใช้ในธนาคารประกันภัยค้าปลีกห้างสรรพสินค้าและอื่น ๆ

ข้อดี :

ผม. ความเอาใจใส่เป็นพิเศษ - ให้ความใส่ใจเป็นพิเศษกับรสนิยมที่แตกต่างและความพึงพอใจของลูกค้าแต่ละระดับ This enhances customer satisfaction and boosts the image of the enterprise.

ii Benefits of specialization – The benefits of the specialization can be achieved.

สาม. Gathering market intelligence – The enterprise is able to collect minute information about the different classes of customers and tailor make their production programmes.

ข้อเสีย :

ผม. Underutilization of resources – When there is a fall in demand in a particular department, resources remain unutilized or underutilized.

ii Excessive overheads – Duplication of activities adds to excessive overheads.

สาม. Problem of coordination – There may arise the problem of coordinating the activities of diverse departments and there may also arise communication gap between central office and departments.

iv Craving for special treatment – Each manager may bring in pressure for special treatment, privileges, facilities and benefits. Provision of any special treatment to any particular department may breed ill will among the rest of the departments.

Basis # 5. Departmentation Based on Process :

Under this classification, activities are grouped in terms of the stages a product goes through in the production process. For example, textile mill may have department like spinning, ginning, weaving, bleaching, dying and weaving; printing press may have composing, editing, printing, binding and proofreading departments.

ข้อดี :

ผม. Clear Cut Division Of Work – There is a clear cut division of work. This ensures specialization and facilitates training of entry level personnel.

ii Specialist services – It is possible to appoint specialists for each process and derive the benefit of specialization.

สาม. Saving in repair and maintenance cost – Location of machines of similar type result in saving repair and maintenance cost.

Demerits :

ผม. Coordination challenges – There may be difficulty in coordinating the different processes.

ii Conflict among managers – Conflict among the process managers may erupt.

สาม. Unsuitability – It is not suited to non-composite type of plants.

Basis # 6. Departmentation by Time:

Where activities are grouped as per the time of performance, it is called departmentation by time. For instance, factory working 24×7 can have day shift, night shift and general shift. Hospitals and public utility companies are working under shift system. Separate departments are created. Even in educational institutions like Arts colleges, in certain states in India there are two separate departments for morning shift and evening shift. MNCs pursue this type of departmentation.

ข้อดี :

ผม. 24×7 services – Services are made available around the clock eg, fire service, electricity, hospital, transport, gas supply, etc.

ii Full utilization of resources – Equipments are fully utilized. There is no question of underutilization of capacities.

สาม. Work option – Employees get the option to work in convenient shifts.

iv Avenues of opportunities – It creates a lot of employment opportunities.

ข้อ จำกัด :

ผม. Supervision difficulties – Supervision of night shift workers may pose a problem.

ii Overstressing machines – Machines and equipments are overstressed thereby increasing maintenance costs.

สาม. Adverse effect on the health of employees – Working at odd hours affects the health of employees.

Basis # 7. Departmentation by Number :

This type of departmentation is pursued in police and defence sectors. For example, soldiers in army are grouped into squads, battalions, companies, brigades and regiments. A specific number of persons who perform the same duties are isolated and brought under the supervision of a manager. This type of departmentation is practised where the work is repetitive and there is no single basis for grouping the activities.

Basis # 8. Composite Departmentation :

In practice no organization follows a single pattern of departmentation. Each type/base of departmentation has its own advantages and disadvantages. Big enterprises apply more than one method of departmentation. For example, functional classification may be followed at the top while activities at the middle and lower level may be organized in terms of product and territorial base.


Basis of Departmentation – With Advantages and Disadvantages

The following Patterns may be used for grouping activities into departments:

1. Departmentation by Functions

2. Departmentation by Products

3. Departmentation by Territory

4. Departmentation by Customer

5. Departmentation by Process or Equipments

6. Departmentation by Time and Numbers

1. Departmentation by Functions:

It refers to grouping the activities of an enterprise on the basis of functions such as production, sales, purchase, finance, personnel, etc. The actual numbers of departments in which an enterprise can be divided depends upon the size of establishment and its nature. To being with, we may- have three of four main departments. With the growth in the size of the business, mare departments and sub-departments may be created.

ข้อดี:

The important advantages of functional classification include the following:

(a) It provides the benefits of occupational specialization in full.

(b) It ensures an effective utilization of manpower in all departments.

(c) It results in an economy of operation because of simple organizational design.

(d) It reaps the facility of intra-departmental co-ordination among the activities of each department.

(e) It leads to the adoption of a logical and comprehensible structure.

(f) It gives a greater emphasis on basic activities rather than on service activities.

(g) It helps in the training of specialist managers rather than generalist managers.

ข้อเสีย:

Departmentation by enterprise functions has the following demerits:

(i) The functional classification has a proneness to greater centralization.

(ii) It involves delay in decision-making, thereby reducing efficiency.

(iii) It is responsible for poor inter-departmental co-ordination in respect of operations between two departments.

(iv) It exercises ineffective control over work performance in the absence of any rigid standards of performance.

(v) For excessive specialization, it destroys teamwork and employee motivation.

(vi) Succession to the position of the chief executive is a serious problem in functionalization.

(vii) The greatest disadvantage lies in the unsatisfactory handling of diversified product lines.

2. Departmentation by Products:

In product or service Departmentation, every major product is organized as a separate department. Each department looks after the production, sales and finance of one product. It is useful when product expansion and diversification, manufacturing and marketing characteristics of the product are of primary significance.

ข้อดี:

ผม. This facilitates the use of specialized equipment, promotes co-ordination and allows maximum utilization of personal skills and specialized knowledge.

ii This facilitates the growth and diversity of products and services offered by the organization.

สาม. The performance of each product line can be compared and analyzed.

iv This allows the organization to come up with additional product lines without dislocating the existing product lines.

v. This provides an excellent training growth for management control.

vi This enables top managers to measure and analysis the contribution of each product line to total profit.

ปกเกล้าเจ้าอยู่หัว The co-ordination of various activities related to a particular product line is taken care by the head of the department.

ข้อเสีย:

There have certain disadvantages:

ผม. Product division requires people with general management abilities.

ii This is expensive.

สาม. This creates a problem of control at the top management level.

iv This method of grouping poses certain problems in coordination, decision-making and control.

On the whole, it is suitable for those big organizations which supply a wide variety of products with different manufacturing technologies and marketing methods.

3. Departmentation by Territory, Geographic Departmentation:

Geography divisions are division designed to save different geographic areas. Under this method, territory or location is taken as the basis for organizing. This is common in organizations that operate over wide geographic areas, banking insurance and transportation firms.

ข้อดี:

These are the advantages which accrue to an organization having geographic divisions:

ผม. Geographic divisions allow a manager to pay special attention to the needs and problems of the local markets.

ii Geographic divisions provide opportunities for local talent to the utilized.

สาม. Organization can follow a Geographic or territorial basis for setting-up manufacturing facilities at specific locations in a country.

iv This improves an organization relationship with customer and the organization can avoid delays in sorting out customer problems.

v. This provides a good training ground for developing general managers as they take an integrated view of the organization and look after all the operations of the unit.

vi It facilitates the expansion of business to various regions.

ข้อเสีย:

The following are the disadvantages:

ผม. This requires more people with managerial capabilities.

ii This creates communication problems due to geographical distance.

สาม. In this form costs of operations are high because of duplication of activities in different geographic regions.

iv The top managers at the headquarters may find it difficult to control and supervise the activities at the departmental levels.

v. It creates the problems of co-ordination and communication.

Thus, Geographic division becomes necessary at some stage in large organizations that operate in a wide geographic area.

4. Departmentation by Customer:

A business house may be divided into a number of departments on the basis of customers it serves, viz., larger and small customers, industrial and ultimate buyers, Government and other customers, male and female customers old and other young customers, wholesale, retail or hire purchase customers etc.

ข้อดี:

The following are the advantages:

ผม. Special attention can be given to the particular tastes and preference of each class of customers.

ii The benefit of specialization can be derived.

สาม. The enterprises gains intimate knowledge of the needs of each category of customers.

ข้อเสีย:

The following are the main disadvantages:

ผม. It may lead to duplication of activities and heavy overloads.

ii There will be lack of co-ordination.

สาม. There may be under utilization of facilities and manpower, particularly during period of low demand.

iv Managers of customer departments may put pressure for special facilities and benefits.

Thus, this is very much useful when the organizations primary interest is to meet the needs of different customer groups.

5. Departmentation by Process or Equipment:

In manufacturing organizations the activities are often grouped on the basis of processes of equipment. This form of Departmentation brings together people and material to carry out a particular operation. It permits intensive and economical usage of costly equipment. Such as Departmentation can be found in paint or electroplating process grouping. It can also be seen in the old and textile industry or in the arrangement of one plant area of automatic screw machines or punch presses.

Advantages of Departmentation by Process of Equipment:

ผม. Process Departmentation enables an organization to get the benefits of specialization and make optimum use of the resources and equipment.

ii This Departmentation is beneficial when the equipment or machinery requires special operating skills.

สาม. The basic purpose of the Departmentation is to get economic benefits. Machinery or equipment related to a particular activity may be installed in one department and arranged in such a way that makes the series of operations feasible and economic.

Disadvantages of Departmentation by Process or Equipment:

ผม. Process Departmentation hinders the co-ordination of various functions due to the limitations that arise from specialization.

ii This form of Departmentation results in conflicts between different managers at different levels on matters such as allocation of funds, providing facilities to different processes etc.

6. Departmentation by Time and Numbers:

(a) Departmentation by Simple Numbers:

In this method certain numbers of persons who are to perform the same duties are kept in one department under the supervision of one person, irrespective of what they do, where they do and what they work with. This form of Departmentation is based only on the number of people involved in it. The usefulness of this form of Departmentation has diminished with each passing century for three reasons.

First, technology has become more sophisticated and demands for more specialized and diverse skills have increased. Second, the groups comprising of specialized personnel are generally much more efficient than those groups which has been form on the basis of numbers. Finally the most prominent cause for decline the Departmentation by simple numbers is that it is useful only at the lowest level of the organization structure.

(b) Departmentation by Time:

Departmentation by time is also one of the order forms of Departmentation and generally used at lower levels of the organization. In some organizations that work round-the-clock (for example, public utilities like railways, post and telegraph offices, hospital etc.) Departmentation is based on time. The use of shifts is common in such organization as they may be affected by economic, technological of other factors. For such organizations, a normal eight hour work day may not be sufficient.

Advantages of Departmentation by Time:

ผม. The basic advantage of time-based Departmentation is that it helps in efficient utilization of manpower and other resources.

ii An organization can render its services to its services to its customer for a period greater than the normal 8-hour working day. Thus, an organization can make its services available to those who need it at any hour.

สาม. This forms of Departmentation facilities the use of processes requiring a continuous cycle without interruption.

iv Expensive capital can be efficiently utilized as employees working in shifts make use of the same machinery for a greater period of time.

v. This form of Departmentation is convenient for some people as they can work at night, for example, students may find it convenient to work at night, as they have classes to attend during the day.

Disadvantages of Departmentation by Time:

ผม. There may be a lack of supervision in the night shifts.

ii Most of the employees find it difficult to adjust to switches from one shift to another. For example, an individual may find it difficult to shift form a night shift to a day shift and vice-versa.

สาม. When organization operates with several shift system, coordination and communication may become a problem. For example, employees working in the night shifts may not clean up and grease the machinery to be used by the day-shift people. This can be resolved through the establishment of regular practice.

iv Employees may postpone their work in order to get paid for overtime work. Thus, will put up the costs of production and affect the final price of the product or service.

v. Workers may concentrate on narrow and specified technical aspects of the organization rather than on the total system of composite/combined Departmentation- The relative advantages and limitations of various types of Departmentation should be analyzed in the light of the needs and circumstances of the particular enterprise. That basis of the Departmentation is the best which facilitates the achievements of organizational objectives most economically and efficiently. In practice, no single pattern is ideal to suit all situations. Therefore, no single basis is followed for grouping activities. Most of big enterprises follow a composite of combined bases.

Choosing a Basis for Departmentation (Criteria for Grouping Activities):

Every basis of Departmentation has its own advantages and disadvantages. No single basis is the ideal for all organizations. Management must be very careful in choosing the basis of Departmentation because one a pattern is chosen it is very difficult and costly to switch over to another pattern.

The following factors should be kept in view while selecting a suitable basis of Departmentation:

1. Specialization:

The activities of an organization should be grouped in such a way that it leads to the specialization of work. Specialization helps to improve efficiency and economy of operation.

2. Co-Ordination:

All activities are designed to achieve the organizational objectives. Co-ordination in the performance of different activities is necessary so that they contributes maximum towards the organizational goals.

3. Control:

The Departmentation should be such that it facilitates measurement of performance and timely corrective action. It should enable the management to hold people accountable for results. Effective control helps to achieve organizational goals efficiently and economically.

4. Cost:

Creation of a new department involves extra cost of additional space, equipment and personnel. Therefore, the pattern and number of departments should be so decided that maximum possible economy is achieved in the utilization of physical Facilities and Personnel.

5. Special Attention:

The various activities should be given adequate attention so that each necessary activity is performed and there is no unnecessary duplication of activities.

6. Local Conditions:

Local factors should be adequately considered in a scheme of decentralization.

7. Human Consideration:

Departmentation should not follow only technical aspects but human aspects of the organization too.

The existence of informal groups, cultural patterns value system, attitudes of personnel, etc., should be given due to consideration.


Basis of Departmentation – Departmentalization by Numbers, Time, Function, Product, Territory, Customer and Process (With Factors for Basis for Departmentalization )

Departmentalization divides the people and function into identifiable units to achieve organizational goals. It must be emphasized that there is no other best way of departmentalizing that is applicable to all organizations or to all situations. The pattern depends upon given situations on what managers believe yield the best results for them in a situation they face.

There are many patterns of departmentalization:

1. Departmentalization by Numbers,

2. Departmentalization by Time,

3. Departmentalization by Function,

4. Departmentalization by Product,

5. Departmentalization by Territory,

6. Departmentalization by Customer, and

7. Departmentalization by Process.

The details of the types of departmentalization are:

Basis # 1. Departmentalization by Numbers :

Departmentalization by simple numbers has been an important method in organisation of tribes and armies. It involves placing specific number of undifferentiated persons at the direction of an executive or a manager.

The simple number method of departmentalizing is achieved by tolling off persons who are to perform the same duties and putting them under the supervision of a manager. The success of such departments depends upon the quality of manpower. Although, it is not used these days, it still may have certain applications in modern society. It is not feasible today to divide the entire manpower into different units.

Usefulness has declined due to the following reasons:

(i) Technological advancement and demanding more specialized and different skills.

(ii) Groups composed of specialized personnel are frequently more efficient than those based merely on numbers.

(iii) Departmentalization by numbers is useful only at the lowest level of the organisation structure,

(iv) This departmentalization fails to utilize the manpower properly, and so it fails to produce good results.

Basis # 2. Departmentalization by Time :

This is also the oldest form of departmentalization, generally used at lower levels of the organisation, which groups the activities on the basis of time. The use of shift is common. When the work is divided into shifts and time, this is called departmentalisation by time.

Thus, when an organisation operates on three shifts, three different departments may exist – one department for each shift, though they all are alike in terms of objectives and activities. The basic idea is to get the advantages of people specialized to work in a particular shift. Examples of this kind of departmentalisation can be found in hospitals, where round the clock patient care is essential.

There are a few advantages of this form of departmentalisation. First, services can be rendered that go beyond the typical 8-hour workday. Secondly, it is also possible to use processes that cannot be interrupted, those that require a continuing cycle. Lastly, capital equipment can be used properly which are used in shifts.

Inspite of these advantages, departmentalisation by time has disadvantages. First, supervision may be lacking, secondly, there are fatigue factor. Thirdly, having several shifts may cause problems in coordination and communication. Despite this problem, this form of departmentalisation is still in use.

Basis # 3. Departmentalization by Function :

Functional departmentalization refers to grouping of activities in accordance with the function of an enterprise; this embodies what enterprises typically do. In simple terms, the departments are created or formed on the basis of specified functions to be performed.

Activities related to a function are grouped in a single unit with a view to give a well-defined direction of the whole group. Since all enterprises undertake the creation of basic unit, the basic enterprise functions are production, financing, selling, purchasing and material, technical, marketing, personnel, etc.

These are the basic functions of an enterprise. Ralph C. Davis called it 'Organic Function', because their performance is vital and essential to the survival of the organisation. However, there is no generally accepted sequence of departmentalization. This depends upon the nature of enterprise and requirement of the organisation.

Often, these particular functional designations appear or do not appear in the organisation chart. A manufacturing unit employs different terminology, while a wholesale concern employs mostly ie, selling, 'buying' and Finance; and technical enterprise employs different terminology; this is because of the nature of enterprise and functioning.

Functional departmentalization is the most widely employed basis for organizing activities and present in almost every enterprise at some level in the organisation structure. The characteristics of the production, selling and finance functions of an enterprise are widely recognized and thoroughly understood.

Coordination of activities may be achieved through rules and procedures, planning organisational hierarchy, personal contacts, and sometimes liaison departments. Such a department may be used between engineering and manufacturing to handle design or charge problems.

ข้อดี:

The following are the main advantages of functional departmentalization:

(i) Follows principle of occupational specialization,

(ii) Logical, time proven and natural form,

(iii) Maintains power and prestige of major functions,

(iv) Simplifies work and training, and

(v) Facilitate control.

This is the most logical and time-proven method. It ensures the performance of all activities necessary for achieving organizational objectives. It is also the best way of making certain that the power and prestige of the basic activities will be defended by the top managers. Functional departmentalization follows the principle of occupational specialization and thereby facilitates efficiency in the utilization of people.

ข้อเสีย:

In spite of advantages, functional departmentalization has certain limitations:

(i) De-emphasis of overall company objectives,

(ii) Over specializes and narrows viewpoints of key personnel,

(iii) Reduces coordination between functions,

(iv) Responsibility for profits is at the top level only, and

(v) Limited development of general managers.

Functional departmentalization may tend to de-emphasize overall enterprise objectives. Next, drawback is too much emphasis on specialization, and sometimes, functional departments grow in size to justify their costs.

Basis # 4. Departmentalization by Product :

The grouping of activities on the basis of products or product lines is called departmentalization by products. It is preferred when product expansion and diversification, manufacturing and the marketing features of the products are of primary concern. Generally, where the company is making or producing diversified product, then for the convenience of controlling, departmentalization is be to done on the basis of product.

This structure permits top management to delegate to a division executive extensive authority over the manufacturing, sales, service, and engineering functions that relate to a given product or product line and to exact a considerable degree of profit responsibility from each of these managers.

Departmentalization by product or service occurs when employees who work on a particular product or service are members of the same department regardless of their business function or process in which they are engaged. In this way, IBM reorganized its operation into five autonomous business units – Personal computers, Medium-size office systems. Mainframes, Communication equipments, and components.

For example, a big enterprise with a diversified product line may have four divisions- A, B, C and D. Each division may be subdivided into Finance, Production, Sales and Personnel activities.

ข้อดี:

Product departmentalization is useful where production lines are diversified and the volume of production is large.

(i) Product departmentalization can reduce the coordination problem at higher levels, because of the integration of various functions to a particular line of product.

(ii) It facilitates the use of specialized capital, promotes a certain type of coordination, and permits the maximum use of personnel skills and specialized knowledge.

(iii) Product departmentalization facilitates the measurement of managerial and operative results.

(iv) It facilitates the evaluation and comparison of the performance of various product divisions.

(v) If follows individual attention on each product line which makes easier product expansion and diversification.

ข้อเสีย:

In spite of these advantages, product departmentalization has the following limitations:

(i) Production department encounters certain difficulties in coordination which may lead to instability in organisation structure.

(ii) Product manager centralizes all related activities; and because of these the benefits of specialization cannot be taken in respect of these.

(iii) There is a problem of oversimplification. Product line-managers may be saddled with heavy overhead costs, etc. Product managers resent being charged with costs over which they have no control.

(iv) There is a duplication of physical facilities and functions. It is suitable for only large scale business and multi-product enterprises which have the capacity to produce and sell at a larger scale.

Basis # 5. Departmentalization by Territory :

It means that groups are organized according to a region of the country or world. Sales or marketing groups are arranged by geographic region. Territorial Departmentalization operates over wide geographical areas. In this case, all the activities in a given area or territory are grouped together and assigned to a manager. Here, all the activities in a given area of operation are divided into zones, divisions, sections and branches.

This is especially attractive to large-scale firms or other enterprises whose activities are physically or geographically dispersed, such as banking, insurance, transportation and distribution network throughout a territory, etc. The territorial departmentalization is of Indian Railways; which is divided into northern Railways, Western Railways, Southern Railways, Eastern Railways and Central Railways.

Territorial Departmentalization offers a numbers of advantages:

(i) It places responsibility to a lower level, encourages logical participation in a decision making, and improves coordination of activities in a region,

(ii) It helps in achieving the benefits of local operations. Knowledge of local environment is an important factor in effective management action,

(iii) It facilitates the expansion of business in various regions,

(iv) It improves coordination in a region,

(v) It takes the advantages of economies of local operation, and

(vi) It furnishes measurable training ground for general managers.

Territorial departmentation suffers from the following limitations:

(i) This creates the problem of coordination among various regional units.

(ii) It increases problems of top management to exercise effective control; because management is not conversant with the problems of different areas.

(iii) It increases the cost of operation. It tends to make maintenance of economical central services difficult and may require services such as personnel or purchasing at region level.

(iv) There is problem of communication due to geographical distance.

(v) It requires more skilled managers which may not always be available.

(vi) Sometimes implementation of the policy matter fails. Proper implementation of policies is not possible.

Basis # 6. Departmentalization by Customer :

In customer departmentalization, activities are grouped according to customer. The management groups the activities to cater to the requirements of different customer groups. Customers are the key to grouping. Many educational institutions usually follow this type of departmentalization, where they offer different types of courses to meet the requirement of different types of students. Business owner and managers also frequently arrange activities on this basis to cater to the requirements of clearly defined customer groups. The main objective of this type is to provide specialized services to different classes of customers.

This basis of departmentalization follows the division and subdivision of activities of marketing to give attention to various customers. Management in action reports how Proctor and Gamble made several changes in its brand manager system to establish a customer-based structure.

The benefits of customer departmentalization are as follows:

(i) Customer departmentalization focuses on the customer needs. It can address the special and widely varied needs of customers.

(ii) It develops expertise in customer area. The benefits of specialization can be derived.

(iii) It leads to greater satisfaction of customers. It gives customers a feeling that they have an understanding supplier.

This practice has certain limitations:

(i) As such, this basis is applied on marketing function generally; coordination becomes difficult between marketing and other functions.

(ii) There is possibility of underemployment of facilities and manpower specialized for certain consumer groups, especially in case of recession.

(iii) It requires managers and staff specialists get familiar with the customer situation: which is very difficult.

(iv) Customer may not always be clearly defined/or differentiation among the various customer groups might be difficult. With customer form, there is usually less process specialization, because employees must remain flexible to do whatever is necessary to enhance the relationships with customers.

Basis # 7. Departmentalization by Process :

In this method, activities are grouped on the basis of production processes or equipment involved. Manufacturing process is taken as basis for dividing the activities. The manpower and materials are brought together in order to carry out a particular operation. This is generally used in a manufacturing enterprise and at lower levels of organisation.

This is mostly employed in textile, oil and other similar industries. As such, production department of a textile mill may be operated on the basis of process, like spinning, weaving, dyeing, bleaching, designing and calendaring.

The main objective is to achieve the efficiency and economy of operation. The basic objective is to achieve economic advantages.

1. It provides for effective utilization of specialized equipments and skills.

2. This ensures specialization and facilitates training of junior level employees.

3. This facilitates coordination by grouping production facilities needed for the completion of each distinct phase of work.

4. It puts full responsibility for the completion of each stage of production.

5. Greater emphasis on quality of work.

This method, however, proves to have some limitations:

(i) There may be difficulty in the coordination of the departments based on different processes.

(ii) Inefficiency in operation of one process department may adversely affect other process departments.

(iii) There is also duplication of general purpose equipment in various departments.

(iv) It is suitable only for specific or composite types of plants.

(v) There may be conflicts among managers of different processes.

Choosing a Basis for Departmentalisation :

As from the above discussion of each form of departmentalization, managers have to see the consequences of every form, because the process of selection requires a lot of insight; but overall it should be directed to promote the attainment of organisational goals.

Departmentalization is the basis only to achieve organisational goals; so the basic consideration will be given to perform organisation activities efficiently and effectively. In actual practice, no single basis is followed is grouping the activities throughout the organisation. A combination of two or more basis is used at different levels in the organisation.

Management must take into consideration all the peculiar circumstances in the selection of the basis of departmentalization and the following factors should be kept in mind. พวกเขาคือ:

1. Specialization- Departmentalisation is of such type that should take the advantage of specialization to maximum extent. Specialization helps in raising efficiency and it tends to aid performance contributing to enterprise objectives. Management must take the basis of such departmentalization which facilitates specialization.

2. Economy- The basis of departmentalisation selected must be influenced by cost consideration. Creation of departments increases extra cost on the part of the organisation. This increases costs in several ways. Therefore, the pattern and number of departments should be so decided that maximum possible economy is achieved in the utilization of physical facilities and personnel.

3. Control- The departmentalization should be such which makes it easier for management to measure performance and to hold people accountable for results. The departmentalisation should not create problems for managerial control.

4. Co-Ordination- All the activities grouped in various forms have the same objective to achieve organisational goals, though they are not similar in nature and their performance may require different skills. Thus, coordination is required at every step. Thus, going through the process of departmentalisation, management will ensure proper coordination at the departmental level as well as at organisation level.

5. Emphasis on Key Areas – The various activities of the organisation should be given adequate attention so that each activity is performed and there is no unnecessary duplication in the performance of these activities. Divisions should emphasize on key areas on which the enterprise depends.

6. Human Consideration – Divisions should also take into consideration human aspects of organisation. Availability of personnel, the existence of informal groups, culture, traditions, value system and attitudes of personnel towards various forms or organisations go a long way in deciding the effectiveness and efficiency of the organisation.

Whatever may be the basis, departmentalization means to achieve organisational objective. The basis of departmentalisation is the best which facilitates of organisational objectively most economically and efficiently. In practice, it is not feasible to follow a particular basis of departmentalisation; rather, big organisations follow a composite or combination of several bases.

Functional departmentalization is used at the top level; while sales department may be grouped on product or territorial basis which may be grouped further on customer basis. As usual, production department may be grouped on the basis of product or equipment employed. Thus, there is no ideal pattern to suit all occasions and situations.


 

แสดงความคิดเห็นของคุณ